Hjelp, jeg skal delta i online møte for første gang!

Hjelp, jeg skal delta i online møte for første gang!

Bli trygg i online møter! For mange er online møter nytt, og det kjennes på litt uttrygghet rundt hvordan dette fungerer. Her får du tips og triks til forberedelse og deltakelse i online møter. Online møter er en fantastisk møteform når alt fungerer. Ikke bare er det tidsbesparende i form av at det ikke medfører reisetid, det er også et miljøvennlig valg. Det er fullt mulig å gjennomføre et godt online møte, både med få og mange deltakere. Online møter kan også fort bli spist opp av tekniske utfordringer ved oppstart. Noen har ikke lyd, andre har ikke bilde osv…

 

  • Skal du selv arrangere et online møte finner du nyttige tips her.
  • Skal du i et online intervju finner du nyttige tips her.

 

 

Vær forberedt

Som i god møteånd for øvrig, forbered møtet du skal være med på – også teknisk. Logg på tidsnok til å sjekke at dine lydinnstillinger fungerer – gjerne 5 – 10 minutter før om mulig. I enkelte møteapplikasjoner må møteeier starte møtet, og du blir da ventende i «foajeen» til møtet starter -bruk denne tiden til en siste sjekk av lyd og bilde.

 

Aktiv deltakelse

Når det kun er to deltakere i møtet vil hinder for effektivitet i all hovedsak være lyd og bilde. Når antallet møtedeltakere øker blir møtedisiplinen viktig, og dermed kunsten å prate etter tur. Jo flere deltakere, jo «lettere» er det å falle ut, så egen aktiv deltakelse er derfor avgjørende. Og som i møter generelt, så er noen mer komfortable med slik deltakelse enn andre. Vi er forskjellige. I de fleste online møteprogrammer er det funksjonalitet for å «rekke opp hånden», samt skrive i chat’en, men noe avhengig av visningsmodus hos møteleder (f. eks om det deles en presentasjon), så vil det ikke alltid synes. Be derfor om ordet, og si gjerne navnet ditt når du begynner. En slik møteform gir stor tilgivelse til at vi av og til prater i munnen på hverdandre, og dermed på ta «et skritt tilbake» og følge en rekkefølge.

De beste online møtene vil være der hvor alle deltar online. Så selv om det er et kombinertmøte hvor det er flere på ett sted, vil møtet oppleves bedre om alle sitter koblet opp hver for seg enn noen samlet i et møterom.

 

Teknisk

Siden vårt viktigste verktøy er mikrofon og høyttaler (og gjerne kamera), så er det også disse som kan skape de største problemene for oss. Bli kjent med hvordan du kan bytte lyd og bildeinnstillinger, og test i forkant av møtet at alt fungerer som det skal.

Skal det brukes skjermdeling bør også dette sjekkes i forkant – at du viser det du har tenkt å vise. De fleste programmer gir deg mulighet til å velge både hvilken skjem (om du har flere) du vil bruke og hvilket program eller fil du vil dele.

 

Lyd

Innebygd mikrofon og høyttaler i PC/Mac gir sjelden optimal lyd. Headset med mikrofon gir best lyd både for deg og de andre møtedeltakerne, så bruk det om mulig. Bruker du bluetooth headset er det ekstra viktig å sjekke at disse er koblet sammen med devicen/møteverktøyet du har valgt. Valg av rommet du sitter i kan også påvirke lydkavliteten, så gjør en rask vurdering av akustikken. Gjør deg gjerne også kjent med innstillingene for bytte av lydkilde, så du kan bytte underveis om det blir nødvendig.

 

Bruk av webkamera

Mage kvier seg for å bruke webkamera, men for at et online møte skal være et fullgodt alternativ til fysisk møte, vil jeg sterkt oppfordre til å bruke webkamera. Det gir en «nærere» opplevelse av hverandre, og det gir mulighet for oss til å få med oss noe kroppsspråk.

 

Devicer (det du logger på møtet med)

Online møter kan gjennomføres både på PC/Mac, telefon og tablet, men PC/Mac gir ofte flere bruksmuligheter og funksjonalitet. Telefon og tablet er likevel gode alternativer for deltakelse om ikke PC/Mac er tilgjengelig. Det viktigste er å bli kjent med devicene du bruker og hvordan funksjonaliteten fungerer. Lær deg hvordan lyd og bilde/kamera skrus av og på, sånn at du kjenner deg trygg i bruken underveis i møtene. Føler du deg utrygg, koble sammen med noen du kjenner i forkant og test!

 

Plassering

Sett deg i et rom hvor du kan sitte så uforstyrret som mulig. Tenk igjennom bakgrunnen din – minst mulig «støy» i din bakgrunn gir det beste bildet for mottaker. Husk nok lys. Se inn i kameraet, ikke deg selv (selv om det er fristende). Bruker du laptop eller tablet/telefon, bygg gjerne opp med å legge bøker el. under, sånn at selve kameralinsen kommer i øyehøyde. Da blir vinkelen aller mest flatterende, og du unngår dobbelhake og «kamera opp i nesen» utfordringen.

 

Dekning

Det er ikke alle steder som har like god dekning, så sjekk at det er nok dekning der du har valgt å sette deg. Møte med video krever mer av nettet ditt enn når det kun brukes lyd. Det kan også være lurt å tilse at ikke mange andre bruker streamingtjenster etc på det samme nettet akkurat når du skal i online møte. Kanskje fungerer oppkobling av PC/Mac via telefonens 4G nett til og med bedre?

 

Stemmebruk

Prat høyt nok så alle hører, men avstemt nok til at du ikke roper. Er du en «rask» prater er det viktig å sette ned farten. Har du en dialekt du vet andre kan ha vanskeligheter med å forstå likeså.

 

Gode alternativer for online møter

Det finnes mange verktøy for online møter, og flere er gratis. Dette gir deg mulighet til å teste ut i forkant av det du skal delta på. Her er noen alternativer:

  • Zoom (Enkel pålogging – god på å vise alle deltakere samtidig. Har både gratis og betalvariant)
  • Whereby (Enkel pålogging, noe begrensning i antall samtidige deltakere. Har både gratis og betalvariant)
  • Skype (Gratis, men både møteleder og deltakere må ha Skype konto)
  • Google hangouts (Gratis for brukere av Google konto, møtedeltaker må også ha Google konto)
  • Teams (Microsoft produkt mot betaling, møteeier må ha slik konto, men kan invitere deltakere uten)

Godt online møte 🙂

Kine Aasheim
kine@dinhr.no